Tìm hiểu các bước thực hiện quy trình quản lý kho theo ISO - Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng cho doanh nghiệp

Quản lý kho hàng không chỉ là sắp xếp sản phẩm một cách gọn gàng. Đó là một quy trình có tổ chức, đóng vai trò sống còn đối với hiệu quả hoạt động của mọi doanh nghiệp. Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, nâng cao dịch vụ khách hàng và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng.

Quy trình quản lý kho hàng là gì ?

Quy trình quản lý kho hàng là một tập hợp các bước và nghiệp vụ có hệ thống, được thiết lập để theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa tất cả hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kho. Quy trình này bao gồm mọi thứ, từ khi hàng hóa được nhập kho cho đến khi chúng được xuất đi, nhằm đảm bảo hàng tồn kho luôn được quản lý một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Tầm quan trọng của Quy trình quản lý kho hàng

Một quy trình quản lý kho hàng tốt mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Kiểm soát tài sản: Giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng, tình trạng và vị trí của từng mặt hàng, từ đó tránh thất thoát và lãng phí.

• Tăng hiệu suất làm việc: Giúp nhân viên kho làm việc có tổ chức, nhanh chóng hơn, giảm thời gian tìm kiếm và xử lý đơn hàng.

• Tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm chi phí vận hành và quản lý hàng tồn kho, đồng thời tránh tình trạng hư hỏng, hết hạn.

• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Đảm bảo giao hàng đúng hẹn, chính xác, từ đó xây dựng uy tín và lòng tin của khách hàng.

• Hỗ trợ ra quyết định: Dữ liệu kho hàng chính xác là cơ sở để doanh nghiệp dự báo nhu cầu, lập kế hoạch mua hàng và đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Các bước quan trọng trong Quy trình quản lý kho hàng

Một quy trình quản lý kho cơ bản thường bao gồm 7 bước sau:

1. Nhập kho: Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp. Hàng hóa được kiểm tra về số lượng và chất lượng, sau đó đối chiếu với hóa đơn và chứng từ liên quan.

2. Lưu kho: Sắp xếp hàng hóa vào các vị trí đã được quy định sẵn trong kho. Việc sắp xếp cần tuân thủ các nguyên tắc khoa học như FIFO (Vào trước, Ra trước) hoặc LIFO (Vào sau, Ra trước) tùy theo đặc tính sản phẩm.

3. Nhặt hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên kho sẽ nhận lệnh và di chuyển đến vị trí đã lưu trữ để lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng.

4. Đóng gói và xuất kho: Hàng hóa được kiểm tra lần cuối, sau đó đóng gói cẩn thận và chuẩn bị cho việc vận chuyển. Các thông tin về lô hàng, số lượng sẽ được cập nhật vào hệ thống.

5. Hoàn hàng: Xử lý hàng hóa bị trả lại từ khách hàng. Quy trình này bao gồm kiểm tra tình trạng sản phẩm và quyết định liệu có thể tái nhập kho hay không.

6. Kiểm kê kho: Thực hiện kiểm đếm số lượng hàng hóa thực tế và đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống. Kiểm kê có thể là toàn bộ hoặc theo chu kỳ.

7. Thống kê và báo cáo: Tổng hợp tất cả dữ liệu từ các bước trên để phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các báo cáo định kỳ.

Quy trình Quản lý kho hàng theo chuẩn ISO 

Đối với các doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp hóa hoạt động, việc áp dụng quy trình theo tiêu chuẩn ISO là một lựa chọn lý tưởng. Quy trình này được chia thành 3 khâu chính:

• Quản lý mã hàng: Thiết lập hệ thống mã hàng hóa khoa học, chuẩn hóa thông tin sản phẩm và vị trí lưu trữ.

• Quản lý hoạt động nhập hàng: Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, kiểm tra và nhập kho, đảm bảo tính chính xác ngay từ đầu.

• Quản lý hoạt động xuất hàng: Chuẩn hóa quy trình lấy hàng, kiểm tra, đóng gói và giao hàng, tối ưu hóa tốc độ và giảm thiểu sai sót.

Việc tuân thủ ISO giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý kho chặt chẽ, dễ dàng kiểm soát và liên tục cải thiện, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và uy tín.

Những lưu ý trong quá trình thực hiện quy trình 

• Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS): Đây là công cụ không thể thiếu để tự động hóa, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa mọi quy trình.

• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên kho được đào tạo bài bản về quy trình, cách sử dụng thiết bị và tiêu chuẩn an toàn lao động.

• Tối ưu hóa không gian: Sắp xếp kho hàng một cách khoa học để tận dụng tối đa diện tích và lối đi.

• Đảm bảo an toàn: Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn lao động, sử dụng trang bị bảo hộ và bảo trì thiết bị định kỳ.

FAQ (Câu hỏi thắc mắc thường gặp )

Q: Tại sao phải kiểm kê kho định kỳ? A: Kiểm kê định kỳ giúp bạn phát hiện sớm các sai lệch, thất thoát hàng hóa, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời và đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác.

Q: FIFO và LIFO có ý nghĩa gì? A: FIFO (First-In, First-Out) là nguyên tắc nhập trước xuất trước, thường dùng cho hàng hóa có hạn sử dụng. LIFO (Last-In, First-Out) là nhập sau xuất trước, thường áp dụng cho các mặt hàng không có hạn sử dụng và dễ lưu trữ.

Q: Khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý kho? A: Khi doanh nghiệp có quy mô nhỏ vừa đến lớn với lượng hàng hóa và đơn hàng tăng nhanh, việc quản lý thủ công không còn hiệu quả và dễ xảy ra sai sót.