7 ý tưởng và cách làm hay nhất để cải thiện việc tổ chức kho bãi

Đánh giá nhu cầu lưu trữ của bạn.

Trước khi triển khai bất kỳ giải pháp lưu trữ nào, việc đánh giá nhu cầu lưu trữ đặc thù của nhà kho là điều cần thiết. Điều này bao gồm việc xác định khối lượng và tần suất của lượng hàng tồn kho dự kiến, nhận biết kích thước và trọng lượng của các mặt hàng, cũng như phân tích yêu cầu về quy trình làm việc và khả năng tiếp cận.

Bạn không nên bỏ qua bất kỳ yếu tố môi trường nào có thể ảnh hưởng đến hàng tồn kho, chẳng hạn như nhiệt độ và độ ẩm. Dưới đây là quy trình từng bước để đánh giá nhu cầu lưu trữ của bạn.

Xác định khối lượng và tần suất hàng tồn kho

Thực hiện kiểm kê là bước đầu tiên để xác định nhu cầu lưu trữ của nhà kho. Quá trình kiểm kê phải bao gồm phân tích khối lượng và tần suất của các mặt hàng cần được lưu trữ. Điều này sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho những thay đổi theo mùa hoặc biến động về nhu cầu, đồng thời bạn có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu tồn kho trong tương lai và lập kế hoạch phù hợp.

Khi thực hiện kiểm kê, điều quan trọng là phải xem xét bất kỳ thay đổi nào về hàng tồn kho có thể xảy ra trong tương lai. Điều này bao gồm các sản phẩm mới, thay đổi về nhu cầu và thay đổi về thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Bạn cũng nên xem xét tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, vì điều này có thể ảnh hưởng đến loại giải pháp lưu trữ cần thiết.

Nhận biết kích thước và trọng lượng của mặt hàng

Việc nhận biết kích thước và trọng lượng của các mặt hàng cần được lưu trữ là rất quan trọng để đảm bảo rằng các giải pháp lưu trữ của bạn là phù hợp. Khi đo kích thước của các mặt hàng, bạn cũng nên xem xét kích thước của bao bì và vật liệu vận chuyển. Điều này là để đảm bảo rằng có đủ không gian lưu trữ cho tất cả mọi thứ và chúng có thể được lưu trữ một cách an toàn.

Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào đối với các mặt hàng. Ví dụ, một số mặt hàng có thể yêu cầu các giải pháp lưu trữ chuyên biệt, chẳng hạn như những mặt hàng dễ vỡ, nguy hiểm hoặc yêu cầu kiểm soát khí hậu. Bằng cách xác định trước các yêu cầu này, bạn có thể đảm bảo rằng các giải pháp lưu trữ thích hợp sẽ được triển khai.

Phân tích yêu cầu về quy trình làm việc và khả năng tiếp cận

Bước tiếp theo là phân tích các yêu cầu về quy trình làm việc và khả năng tiếp cận—điều này rất quan trọng để đảm bảo các giải pháp lưu trữ của bạn hiệu quả và có lợi. Việc này bao gồm đánh giá tần suất lấy hàng và bổ sung hàng để xác định vị trí lưu trữ hiệu quả nhất. Đồng thời, việc nhận diện bất kỳ điểm nghẽn nào trong quy trình làm việc có thể được giải quyết thông qua các giải pháp lưu trữ được cải thiện cũng rất cần thiết.

Các yêu cầu về khả năng tiếp cận đối với các loại mặt hàng khác nhau cũng nên được xem xét. Ví dụ, các mặt hàng cần được lấy ra dễ dàng nên được lưu trữ ở một vị trí dễ tiếp cận. Ngược lại, các mặt hàng được lưu trữ dài hạn có thể yêu cầu các giải pháp lưu trữ ít dễ tiếp cận hơn.

Xem xét các yếu tố môi trường

Các yếu tố môi trường có thể tác động đáng kể đến hàng tồn kho của bạn và điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố này khi đánh giá nhu cầu lưu trữ. Nhiệt độ và độ ẩm có thể ảnh hưởng đến yêu cầu lưu trữ của một số loại mặt hàng và có thể cần các giải pháp lưu trữ chuyên biệt. Thứ hai, việc xem xét tác động của bụi, ánh sáng và các yếu tố môi trường khác đối với hàng tồn kho và các giải pháp lưu trữ cũng quan trọng không kém.

Bằng cách đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu lưu trữ của kho, bạn có thể xác định các giải pháp lưu trữ hiệu quả nhất và tối ưu hóa quy trình làm việc để đạt hiệu suất tối ưu.

Sau khi đánh giá nhu cầu lưu trữ, hãy cùng chuyển sang việc tận dụng hợp lý không gian kho bãi. Để bắt đầu, làm thế nào để tối đa hóa không gian theo chiều dọc trong kho của bạn?

Tối đa hóa không gian theo chiều cao

Khi không gian trong kho của bạn có hạn, việc tận dụng tối đa không gian chiều cao là rất quan trọng. Tối đa hóa không gian này có thể tăng đáng kể sức chứa và hiệu quả lưu trữ của kho.

Dưới đây là một số chiến lược bạn nên cân nhắc:

a. Sử dụng kệ tối ưu chiều cao 

Một trong những cách hiệu quả nhất để tối đa hóa không gian chiều dọc là sử dụng Kệ có chiều cao tối đa nhất có thể. Các giải pháp lưu trữ này có thể được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu độc đáo của kho và có thể được xây dựng cao đến trần nhà để tận dụng tối đa không gian sẵn có. Loại kệ này cũng có thể được điều chỉnh để dễ dàng tiếp cận các mặt hàng, giảm thời gian và công sức cần thiết cho việc lấy hàng.

b. Lắp đặt Kệ sàn lửng (Mezzanine)

Kệ sàn lửng là một cách tuyệt vời khác để mở rộng không gian chiều dọc. Sàn lửng là các tầng trung gian giữa sàn nhà và trần nhà, cung cấp thêm không gian lưu trữ mà không chiếm diện tích sàn. Kệ sàn lửng có thể được xây dựng để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của kho và được sử dụng cho mục đích lưu trữ, văn phòng hoặc các mục đích khác.

c. Triển khai hệ thống băng chuyền lên xuống (Vertical Carousels)

Hệ thống băng chuyền lên xuống là một giải pháp lưu trữ xoay các kệ theo chiều thẳng đứng để đưa các mặt hàng đến vị trí của người vận hành. Kỹ thuật này có thể tiết kiệm đáng kể không gian sàn trong khi tối đa hóa không gian chiều dọc. Băng chuyền thẳng đứng có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu về hàng tồn kho và quy trình làm việc của bạn, đồng thời có thể được tích hợp với hệ thống quản lý kho để dễ dàng lấy hàng và kiểm soát hàng tồn kho.

d. Sử dụng Container xếp chồng

Container xếp chồng là một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí để tối đa hóa không gian chiều dọc. Các thùng này có thể được đặt chồng lên nhau, giảm lượng không gian sàn cần thiết để lưu trữ. Chúng có sẵn với nhiều kích cỡ và vật liệu khác nhau, và có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn.

e. Cân nhắc các giải pháp lưu trữ tự động

Các giải pháp lưu trữ tự động, chẳng hạn như hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (AS/RS) và mô-đun nâng thẳng đứng (VLM), có thể tăng đáng kể sức chứa và hiệu quả của kho. Các hệ thống này sử dụng không gian chiều cao để tự động lưu trữ và truy xuất đồ vật, giảm nhu cầu lao động thủ công trong khi nâng cao độ chính xác và tốc độ.

Tận dụng không gian theo chiều ngang

Trong khi tối đa hóa không gian theo chiều dọc là rất cần thiết cho việc lưu trữ kho bãi, việc tận dụng hiệu quả không gian theo chiều ngang cũng quan trọng không kém.

Dưới đây là một số chiến lược bạn có thể cân nhắc:

a. Triển khai lưu trữ lối đi rộng

Lưu trữ lối đi rộng là một giải pháp lưu trữ truyền thống cho phép tiếp cận hàng tồn kho đơn giản. Bạn có thể tạo không gian cho xe nâng hoặc các thiết bị khác di chuyển giữa các kệ bằng cách mở rộng lối đi giữa các dãy kệ. Chiến lược này phù hợp nhất cho các vật nặng yêu cầu xử lý thủ công hoặc cơ học và các kho có trần thấp hoặc khu vực chật hẹp.

b. Triển khai lưu trữ lối đi hẹp

Lưu trữ lối đi hẹp là một kỹ thuật lưu trữ hiện đại hơn, giúp tối đa hóa không gian theo chiều ngang. Hệ thống này giảm chiều rộng của lối đi giữa các dãy kệ, tạo ra nhiều không gian lưu trữ hơn trong khi vẫn cho phép xe nâng hoặc các thiết bị khác di chuyển. Phương pháp này lý tưởng cho các mặt hàng nhỏ hơn, có thể được lưu trữ dày đặc và được tiếp cận bằng thiết bị tự động. Với hệ thống này, bạn có thể tăng sức chứa kho lên tới 50% so với lưu trữ lối đi rộng đã đề cập ở trên.

c. Sử dụng kệ di động

Kệ di động là một loại giải pháp lưu trữ cho phép bạn tối đa hóa không gian theo chiều ngang bằng cách xếp gọn các đơn vị lưu trữ. Các dãy kệ này có thể được gắn trên bánh xe hoặc thanh ray và di chuyển để tạo ra lối đi nhằm tiếp cận các mặt hàng. Kệ di động rất lý tưởng cho các khu vực có không gian hạn chế và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của kho. Phương pháp này có thể cải thiện sức chứa kho của bạn lên tới 100% so với kệ cố định và tăng tốc độ cũng như độ chính xác khi lấy hàng của bạn.

d. Triển khai hệ thống kệ pallet

Việc triển khai kệ pallet là một trong những cách hiệu quả nhất để tối đa hóa không gian theo chiều dọc của kho, đồng thời đảm bảo dễ dàng tiếp cận hàng tồn kho. Các hệ thống kệ pallet đa dạng như Kệ selective (selective pallet racking),  Kệ Drive-in (drive-in pallet racking), Kẹ pallet Push-back (push-back pallet racking) và hệ thống kệ Shuttle Bus (shuttle racking system) đều có những ưu điểm và ứng dụng riêng biệt.

• Kệ selective là loại kệ pallet phổ biến nhất. Nó cho phép dễ dàng tiếp cận từng pallet, làm cho nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp cần lưu trữ nhiều loại sản phẩm.

• Kệ Drive-in/Drive-through:  tối đa hóa không gian bằng cách cho phép bạn lưu trữ nhiều pallet của cùng một sản phẩm trong một làn duy nhất.

• Kệ pallet đẩy lùi tương tự như kệ đi vào nhưng cho phép chọn lọc và tiếp cận từng pallet tốt hơn.

• Kệ Gravity Flow ( Pallet flow racking) được thiết kế để giúp quản lý vòng quay hàng tồn kho bằng cách sử dụng hệ thống luồng trọng lực tự động xoay vòng hàng dựa trên nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO).

Việc lựa chọn bất kỳ loại kệ pallet nào cũng có thể tăng sức chứa lưu trữ của bạn lên tới 50% so với kệ truyền thống và cải thiện việc tổ chức cũng như quản lý hàng tồn kho của bạn.

e. Sử dụng kệ tay đỡ

Kệ tay đỡ là một loại hệ thống lưu trữ tận dụng không gian theo chiều ngang bằng cách lưu trữ các mặt hàng dài, cồng kềnh. Các tay đỡ của kệ vươn ra từ các cột đỡ thẳng đứng, giúp dễ dàng tiếp cận các mặt hàng mà không bị cản trở. Nó lý tưởng để lưu trữ các mặt hàng như gỗ, ống hoặc đồ nội thất. Phương pháp này có thể tăng sức chứa lưu trữ của bạn cho các mặt hàng lớn, có hình dạng bất thường lên tới 60% so với các phương pháp kệ truyền thống.

Việc tận dụng các chiến lược này để tối đa hóa không gian theo chiều ngang có thể tăng đáng kể sức chứa và hiệu quả lưu trữ của kho, cho phép bạn đáp ứng nhu cầu hàng tồn kho và hợp lý hóa các hoạt động của mình.

Tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ

Lưu trữ hiệu quả là yếu tố sống còn cho sự thành công của mọi hoạt động kho bãi. Dưới đây là một số chiến lược để tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ của bạn.

a. Triển khai phương pháp FIFO và LIFO

FIFO (First-In, First-Out) và LIFO (Last-In, First-Out) là các phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ của bạn. FIFO đảm bảo rằng các sản phẩm cũ nhất được lấy và xuất kho trước, giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho hết hạn hoặc lỗi thời. Phương pháp này lý tưởng cho các mặt hàng dễ hỏng hoặc có thời hạn sử dụng.

Ngược lại, LIFO ưu tiên hàng tồn kho mới hơn, cho phép bạn xuất các mặt hàng mới ra khỏi kho một cách nhanh chóng. Phương pháp này lý tưởng cho các mặt hàng có thời hạn sử dụng lâu hơn hoặc không nhạy cảm về thời gian, chẳng hạn như dụng cụ phần cứng.

b. Phân loại hàng tồn kho

Phân loại hàng tồn kho có thể giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ bằng cách nhóm các mặt hàng tương tự lại với nhau. Bạn có thể sắp xếp hàng tồn kho theo kích thước, trọng lượng, loại hoặc các tiêu chí liên quan khác. Bằng cách tổ chức danh sách, bạn có thể giảm thời gian và công sức cần thiết để định vị các mặt hàng, cải thiện tốc độ và độ chính xác khi lấy hàng.

c. Sử dụng công nghệ Mã vạch và RFID

Công nghệ mã vạch và RFID (nhận dạng qua tần số vô tuyến) có thể giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ bằng cách cung cấp thông tin thời gian thực về hàng tồn kho. Công nghệ mã vạch cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho bằng cách quét mã vạch trên các mặt hàng, trong khi công nghệ RFID sử dụng sóng vô tuyến để nhận dạng và theo dõi các mặt hàng. Sử dụng các công nghệ này có thể giảm nguy cơ hàng tồn kho bị mất hoặc thất lạc, cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và hợp lý hóa các hoạt động của bạn.

d. Triển khai Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (ASRS) 

Là một hệ thống lưu trữ và truy xuất bằng máy tính, có thể giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ bằng cách tự động hóa việc quản lý hàng tồn kho. Nó sử dụng các hệ thống robot để lưu trữ và truy xuất hàng tồn kho, giảm thời gian và công sức cần thiết cho việc xử lý thủ công. ASRS lý tưởng cho các hoạt động có khối lượng và tốc độ lớn và có thể cải thiện đáng kể tốc độ và độ chính xác khi lấy hàng của bạn.

e. Phân tích dữ liệu lưu trữ và hàng tồn kho

Phân tích dữ liệu lưu trữ và hàng tồn kho có thể giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ bằng cách xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn có thể theo dõi các mô hình và xu hướng trong tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho, độ chính xác khi lấy hàng và các dữ liệu khác. Với thông tin này, bạn có thể tăng hiệu quả bằng cách tối ưu hóa không gian lưu trữ và các chiến thuật quản lý hàng tồn kho.

Bằng cách triển khai các chiến lược này để tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ, bạn có thể cải thiện đáng kể các hoạt động kho bãi và đáp ứng nhu cầu hàng tồn kho của mình.

Sau khi lên kế hoạch tối ưu hóa hiệu quả lưu trữ, bạn sẽ phải xem xét một yếu tố quan trọng khác: sự an toàn và an ninh của con người và các tài nguyên khác.

Đảm bảo an toàn cho kho hàng 

a. Ánh sáng đầy đủ

Ánh sáng thích hợp là yếu tố thiết yếu để đảm bảo an toàn trong kho. Nó giúp nhân viên nhìn rõ những gì họ đang làm và giảm nguy cơ tai nạn. Ánh sáng tốt cũng có tác dụng ngăn chặn trộm cắp và phá hoại. Để đảm bảo đủ ánh sáng, hãy cân nhắc lắp đặt đèn LED hoặc đèn phóng điện cường độ cao (HID) để cung cấp ánh sáng đều và sáng.

b. Phòng cháy chữa cháy

Nguy cơ cháy nổ là rất lớn trong bất kỳ nhà kho hay hệ thống lưu trữ nào, và việc phòng ngừa là chìa khóa quan trọng. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy như bảo trì thiết bị thường xuyên, giữ vật liệu dễ cháy riêng biệt và lưu trữ vật liệu nguy hiểm đúng cách có thể giảm đáng kể nguy cơ hỏa hoạn. Điều quan trọng nữa là phải có hệ thống dập lửa tại chỗ, chẳng hạn như vòi phun nước hoặc bình chữa cháy, để dập tắt nhanh chóng bất kỳ đám cháy tiềm tàng nào.

c. Đào tạo an toàn cho nhân viên

Đào tạo nhân viên là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn kho bãi. Nhân viên cần được hướng dẫn về cách vận hành thiết bị, thực hành xử lý vật liệu và các quy trình an toàn để hạn chế rủi ro tai nạn. Các khóa đào tạo liên tục và bồi dưỡng cũng có thể giúp củng cố các quy tắc an toàn và cập nhật cho nhân viên về bất kỳ thay đổi nào.

d. Kiểm soát ra vào và giám sát

Bạn không thể bỏ qua việc kiểm soát ra vào và giám sát, chúng cũng quan trọng đối với an ninh kho bãi như việc đào tạo an toàn cho nhân viên. Việc triển khai các biện pháp kiểm soát ra vào như thẻ ID hoặc máy quét sinh trắc học có thể giới hạn quyền truy cập chỉ cho nhân viên được ủy quyền. Các hệ thống giám sát như camera hoặc máy dò chuyển động có thể giúp ngăn chặn trộm cắp và phá hoại, đồng thời cung cấp bằng chứng có giá trị trong trường hợp vi phạm an ninh.

e. Bảo trì và kiểm tra thường xuyên

Tương tự, việc bảo trì và kiểm tra thường xuyên là điều cần thiết để duy trì một kho hàng an toàn và an ninh. Các thiết bị như xe nâng và hệ thống băng tải cần được kiểm tra và bảo trì định kỳ để đảm bảo chúng hoạt động tốt. Các cuộc kiểm tra cũng nên được tiến hành để phát hiện và xử lý bất kỳ mối nguy hiểm an toàn tiềm ẩn nào, chẳng hạn như kệ bị lỏng hoặc hư hỏng.

Bằng cách ưu tiên các cân nhắc về an toàn và an ninh trong kho, bạn có thể giảm thiểu rủi ro và bảo vệ nhân viên cũng như hàng tồn kho của mình.

Các loại Kho chuyên biệt 

Cuối cùng, các ngành công nghiệp khác nhau có nhu cầu lưu trữ khác nhau. Nếu kho của bạn lưu trữ các mặt hàng chuyên biệt, bạn có thể cần các giải pháp lưu trữ chuyên biệt.

Dưới đây là một số giải pháp lưu trữ chuyên biệt cần xem xét:

a. Kho lạnh (Cold Storage)

Bạn có thể cần một hệ thống kệ kho lạnh nếu kho của bạn lưu trữ các mặt hàng dễ hỏng như thực phẩm, dược phẩm hoặc hóa chất. Các giải pháp kho lạnh có thể giữ các mặt hàng ở mức nhiệt độ và độ ẩm cần thiết, đảm bảo chúng luôn tươi ngon và an toàn để sử dụng. Có một số loại giải pháp kho lạnh, bao gồm xe tải lạnh, phòng lạnh, tủ đông và tủ đông lạnh nhanh.

b. Kho chứa vật liệu nguy hiểm

Tương tự, nếu kho của bạn lưu trữ các vật liệu nguy hiểm, chẳng hạn như hóa chất hoặc chất lỏng dễ cháy, bạn cần tuân thủ các quy định an toàn nghiêm ngặt. Các giải pháp lưu trữ vật liệu nguy hiểm phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo an toàn cho nhân viên và môi trường. Các giải pháp này bao gồm tủ lưu trữ được thiết kế đặc biệt, hệ thống ngăn tràn và hệ thống dập lửa.

c. Hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (ASRS)

Như đã thảo luận ở các đoạn trên, hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động (ASRS) có thể giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của kho. ASRS sử dụng các hệ thống được điều khiển bằng máy tính để tự động lưu trữ và truy xuất các mặt hàng, giảm nhu cầu lao động thủ công. ASRS có thể đặc biệt hữu ích trong các kho lớn, nơi các mặt hàng phải được lưu trữ và truy xuất nhanh chóng và chính xác.

d. Kệ Vertical Lift Modules (VLM)

Là một loại hệ thống lưu trữ mật độ cao có thể tối đa hóa sức chứa lưu trữ trong khi giảm thiểu lượng không gian sàn cần thiết. VLM sử dụng các hệ thống được điều khiển bằng máy tính để tự động lưu trữ và truy xuất các mặt hàng, giảm nhu cầu lao động thủ công. VLM có thể rất tiện dụng trong các kho lưu trữ các mặt hàng nhỏ với tỷ lệ luân chuyển cao.

e. Kệ sàn (Mezzanine Flooring Storage)

Các giải pháp Kệ sàn bao gồm việc xây dựng một tầng không gian lưu trữ thứ hai phía trên sàn kho hiện có. Kệ sàn có thể giúp tăng sức chứa lưu trữ mà không cần thêm không gian sàn. Chúng có thể rất hữu ích trong các kho có trần cao nhưng không gian sàn hạn chế.

Kết luận

Lưu trữ kho bãi hiệu quả là rất quan trọng đối với hoạt động trơn tru của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bạn có thể xây dựng một môi trường kho bãi hiệu quả và an toàn hơn bằng cách phân tích nhu cầu lưu trữ, tối đa hóa không gian theo chiều dọc và chiều ngang, cải thiện hiệu quả lưu trữ cũng như giải quyết các vấn đề về an toàn và tính bền vững. Bằng cách sử dụng các giải pháp lưu trữ chuyên biệt như kho lạnh, kho chứa vật liệu nguy hiểm, hệ thống lưu trữ và truy xuất tự động, mô-đun nâng thẳng đứng và kho lửng, bạn có thể cải thiện hiệu quả và an toàn đồng thời đáp ứng các nhu cầu lưu trữ độc đáo của ngành.

Hãy nhớ rằng, một kho hàng được tổ chức tốt và bảo trì cẩn thận có thể cải thiện năng suất, giảm chi phí và cuối cùng dẫn đến thành công lớn hơn cho doanh nghiệp của bạn.